Sekayu, BP–Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin direncanakan akan menerapkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di tiap Perangkat Daerah.
Dalam rapat pengenalan SIKD di Ruang Rapat Serasan Sekate Pemkab Muba, Jumat (1/11/2019), Bupati Muba H Dodi Reza Alex diwakili Asisten Bidang Administrasi Umum H Ibnu Sa’ad, SSos, MSi mengatakan penerapan aplikasi tersebut sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE), yang menyatakan setiap instansi baik pusat maupun daerah diminta untuk mempersiapkan segala sesuatu untuk mendukung terlaksananya SPBE tersebut.
Untuk itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bekerjasama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Muba bermaksud menindaklanjuti Peraturan Presiden nomor 95 tahun 2018 tentang SPBE tersebut dengan menerapkan aplikasi SIKD dalam proses persuratan dan naskah dinas lainnya.
“Pada prinsipnya kita mendukung apa yang akan dilakukan oleh DPK dan Dinkominfo Muba terkait penerapan SIKD terhadap seluruh perangkat daerah di jajaran Pemkab Muba, namun kami minta persiapkan segala sesuatunya sebelum hal tersebut dilaksanakan. Persiapkan dengan matang, lakukan koordinasi dan konsultasi dengan pihak terkait lainnya seperti pihak ANRI dan Mahkamah Konstitusi RI,” ujarnya.
Ibnu menghimbau kepada semua kepala perangkat daerah Muba untuk mendukung penerapan aplikasi ini dalam proses persuratan dan naskah dinas lainnya.
“Dan tahun depan kami perintahkan kita mulai menggunakan tanda tangan digital terhadap seluruh produk naskah dinas Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin,” imbau Ibnu.
Kepala DPK Muba Drs Yohanes Yubhar, MM mengatakan berdasarkan peraturan kepala arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 tahun 2009 tentang aplikasi SIKD dan Sistem Informasi Kearsipan Statis, pihak ANRItelah menyiapkan aplikasi untuk mempermudah dalam proses persuratan dan tata naskah dinas serta kearsipan.
SIKD adalah pengelolaan dokumen atau arsip sejak penciptaan hingga penyusutan arsip yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Aplikasi ini adalah proses surat masuk dan surat keluar melalui teknologi informasi dan komunikasi bahkan sampai proses penandatanganan secara digital.
“Selain ANRI aplikasi ini sudah digunakan oleh Mahkamah Konstitusi RI, yang mana saat ini engkau menjadi yang terbaik dalam menggunakan aplikasi SIKD. Hasil kami studi ke MK kami melihat bahwa proses surat masuk, disposisi, pembuatan surat atau naskah dinas lainnya dan penandatanganan surat atau naskah lainnya semua diselenggarakan secara elektronik. Dalam 3 tahun terakhir MK sudah sangat berkurang dalam penggunaan kertas (paperless),” ungkap Yohanes.
“Aplikasi ini juga sudah kami uji coba bersama dengan dinas komunikasi dan Informatika namun hanya terbatas pada surat masuk terlebih dahulu, belum sampai pada tahap tanda tangan digital,” imbuhnya.
Lebih lanjut ia mengatakan DPK dan Dinkominfo Muba dengan disupport oleh pihak ANRI dan MK RI mengusulkan kepada Bupati Muba agar dapat memanfaatkan aplikasi sig di ini dalam proses persuratan dan naskah dinas lainnya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin.
Dengan beberapa pertimbangan diantaranya aplikasi gratis diberikan oleh pihak ANRI dan bersifat open source artinya aplikasi dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing instansi, kemudian sudah teruji dan berhasil, terbukti sudah diterapkan oleh salah satunya MK yang sudah sangat baik dan banyak pengembangan pada aplikasi sikd tersebut.
Selanjutnya menghemat dalam penggunaan kertas dan alat tulis kantor lainnya, mudah untuk diaplikasikan dimana saja dan kapan saja tanpa mengenal waktu dan tempat, arsip menjadi tertata dengan baik dan mudah untuk ditelusuri kembali karena data atau dokumen tersimpan secara elektronik, dan manfaat aplikasi SIKD dari awal perencanaan atau pembuatan naskah, memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan, memudahkan aksesbilitas serta menjamin akuntabilitas, menuju paperless society juga menghemat ruangan atau sarana prasarana dan dapat meningkatkan pelayanan umum.
“Untuk tahap awal kita masih menggunakan tanda tangan seperti biasa, namun ke depannya kita akan menerapkan tanda tangan secara digital untuk semua perangkat daerah sambil kita melakukan persiapan kearah sana,” ucap Yohanes.
Sementara itu Sekretaris Dinkominfo Muba Dicky Meiriando SSTP MH mengatakan Aplikasi SIKD memang sangat bermanfaat dan membantu tugas perangkat daerah dalam kearsipan dan persuratan. Dan terkait penerapan ia menuturkan Dinkominfo Muba telah sudah ada server, dan jaringan yang masih bisa digunakan.
“Tim IT kita sudah menghubungi Tim IT ANRI bahwa kita sudah siap, tinggal dukungan dan kesiapan dari perangkat daerah masing-masing,” tuturnya.
Pada kesempatan ini dilakukan juga pemberian penghargaan Kepada Perangkat Daerah dengan Unit Pengelolah terbaik dari penilaian internal Pemkab Muba, untuk terbaik pertama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, kedua Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah, ketiga
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, keempat Dinas Komunikasi dan Informatika, terbaik kelima Badan Kepegawaian dan Pengembangan sumber Daya Manusia, dan terbaik ke-enam Inspektorat
Kemudian penghargaan Kearsipan Terbaik diberikan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Muba sebagai terbaik bertama, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terbaik dua, Inspektorat terbaik ketiga, Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah keempat, Dinas Lingkungan Hidup kelima, dan Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah terbaik keenam.
Selanjutnya untuk Kecamatan terbaik dalam mengelola Unit Kearsipan adalah Kecamatan Batanghari Leko.#arf